¿Se puede pagar con efectivo a los empleados?, ¿Existe alguna limitación?

Desde tiempos de antaño, los salarios y nóminas se han hecho en muchos casos en efectivo, siempre respetando los marcos legales, ya sea mediante metálico o cheques dependiendo de la conveniencia y tipo de negocio.

En la actualidad, el método más utilizado es la transferencia bancaria, ya que es muy sencilla y se puede programar para que sea prácticamente automática.

Hasta hace poco, a la hora de pagar en efectivo una nómina existía la limitación de los 2.500 euros, número que desde este mes de julio ha cambiado a la cantidad de 100 euros.

A continuación les dejamos el resumen que hemos elaborado sobre todos los casos y variables de esta nueva medida:

A partir del pasado 11 de julio dicha limitación se ha reducido a 1.000 Euros.

Aunque ya han transcurrido casi seis años desde la entrada en vigor de la limitación, conviene recordar algunos criterios interpretativos sobre la aplicación de la norma:

- Pago en Efectivo: Pago en moneda o billetes (nacionales o extranjeros), pago con cheques al portador o pago con cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

- Pagos a cuenta o anticipados: No puede pagarse en efectivo hasta 1.000 euros y el resto de otra forma, puesto que, si el importe global acumulado supera los 1.000 euros, IVA incluido, absolutamente todo el importe ha de pagarse por medio diferente al efectivo.

- Fraccionamientos: A efectos del cálculo de los 1.000 euros se suman los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega de bienes o la prestación de servicios.

- Nóminas: Los pagos de nóminas por importes netos superiores a 1.000 euros no pueden hacerse en efectivo.

- Arrendamientos: Los pagos de rentas por importes netos superiores a 1.000 euros, IVA incluido en su caso, no pueden hacerse en efectivo.

- Entidades Financieras: Los ingresos en entidades financieras por importe superior a 1.000 euros no están sujetos a esta medida, por lo que algunas empresas y profesionales tienen disponibles en sus oficinas formularios bancarios de ingreso en ventanilla de efectivo para que lo firme el cliente que paga en efectivo, identificando la operación o número de factura a que se refiere el pago, y hacer el ingreso como mandatario.

- La limitación también afecta a operaciones como el abono de fianzas para arrendamientos de locales (y de pisos si uno de los intervinientes es empresario o profesional), el cobro de premios de lotería, o las provisiones de fondos a abogados y procuradores (excluyendo el importe destinado a suplidos).

Casos particulares

Un empresario o profesional realiza con un mismo destinatario operaciones por importe menor de 1.000 euros, pero que se documentan en una factura recapitulativa mensual por importe superior a 1.000 euros. Se plantea si estas facturas recapitulativas se encuentran sometidas a las limitaciones a los pagos en efectivo.

El vigente reglamento de facturación establece la posibilidad de la emisión de una factura recapitulativa, en la que se incluirán distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Si se tratara de operaciones distintas e independientes, que se recogen en una factura recapitulativa, habría que considerar el límite de 1.000 euros para cada una de las operaciones individuales, de forma que solo existiría obligación de pagarlas por medios distintos del efectivo aquellas operaciones que superasen individualmente los 1.000 euros.

Las partes intervinientes en la operación deberían poder justificar el carácter independiente de las operaciones a efectos de acreditar que la factura recapitulativa no estaba sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo.

Un empresario recibe género semanalmente de un proveedor con el que tiene un contrato de suministro de material, en el que se establece que la facturación, liquidación y pago de los suministros se debe efectuar mensualmente. La última factura mensual emitida asciende a 4.000 euros.

La periodicidad de la facturación, liquidación y pago de los suministros deberá coincidir con la establecida en el contrato. La aplicación de las limitaciones a los pagos en efectivo no se verá impedida como consecuencia de los fraccionamientos del pago por periodos inferiores al establecido en el contrato, por la imputación de cantidades que deben liquidarse en un ejercicio a otro distinto con la finalidad de no superar la cuantía de la limitación, ni por cualquier otro ajuste que pretenda la modificación artificial de los pagos periódicos. 

En el caso planteado, el pago de la factura de suministro que asciende a 4.000 euros no se puede pagar en efectivo.

Procedimiento sancionador

La sanción por pagos en efectivo tiene la consideración de infracción grave, y se cuantifica en el 25 % del importe abonado en efectivo.

Se exonera de la posible multa a quien denuncie haber realizado o recibido pagos en efectivo dentro de los tres meses siguientes a su percepción (no hay exoneración si la denuncia es simultánea por ambos intervinientes).

La acción de cobro es solidaria, pudiéndose dirigir la Agencia Tributaria contra uno u otro de los intervinientes, o contra ambos, indistintamente. El plazo de prescripción es de 5 años, desde el momento en que se realizó el pago. La documentación del pago por medio distinto al efectivo ha de conservarse por 5 años.

 

Esperamos que esta información les sea de utilidad y encuentren interesantes las noticias que subimos a nuestro apartado web.

Como siempre, gracias por su confianza y les esperamos en el próximo artículo.